Não acta nem desata

São incontáveis as horas da nossa vida que já passámos a redigir ou a ler actas. No entanto, nos muitos textos que já aqui publicámos neste blogue, nunca dedicámos um único que fosse a tal tema, às actas. Assim sendo, é hoje.

Há muito quem, na nossa amada pátria, tenha uma profunda fé em actas. Quem quer que já tenha estado numa reunião, seja esta de carácter profissional, de condomínio ou de um outro carácter qualquer, sabe que vai haver um momento em que um dos participantes vai dizer de forma assertiva o seguinte: “Quero que isto fique em acta”.

Quem o diz, normalmente fá-lo de uma forma passivo-agressiva, “Quero que isto fique em acta” é o equivalente verbal a um momento dramático num filme. As pessoas congelam, quem estava a comer uma sande mista em silêncio pára de mastigar, e quem estava a tirar notas imobiliza-se.

Quem diz “Quero que isto fique em acta” sente-se um D. Afonso Henriques a ditar as leis do reino, quando na verdade o pobre escrivão da acta é só alguém que está a tentar perceber se a palavra "paradigma” se escreve ou não com "g".

“Quero que isto fique em acta” é basicamente uma expressão para se declarar veementemente o seguinte: “Sei que não vão resolver o meu problema, que não concordam comigo, mas pelo sim, pelo não, quero que isso fique escrito.”

Este querer-se que o que foi dito fique por escrito, é a manifestação evidente de que se tem uma profunda fé em actas. No entanto, é uma fé injustificada, pois toda a gente sabe que uma acta, uma vez concluída, vai acabar num e-mail enviado a uma sexta-feira às 17h58, que 90% dos participantes da reunião vão ignorar, e que os restantes 10% vão arquivar numa pasta que jamais será aberta até ao fim dos tempos.

Abaixo Fernando Pessoa, retratado por Almada Negreiros, enquanto redigia uma acta.

Mas das actas, sejam elas de que tipo forem, não constam só declarações de grande intensidade melodramática, com efeito, em muitas e diversas delas, constam igualmente pontos da ordem de trabalhos que não aquecem nem arrefecem.

Relativamente a actas em contexto profissional, mas não só, o tópico mais irrelevante, aquele que menos aquece ou arrefece, é o ponto da ordem de trabalhos que costuma designar-se como “Oportunidades de Melhoria”.

Genericamente, no dito tópico, os participantes adiantam uma série de ideias e procedimentos que sabem perfeitamente que jamais serão levados à prática, sabendo também de antemão, que daqui a um ano em equivalente reunião, voltarão a adiantar iguais soluções e sugestões, e que nos anos subsequentes farão exactamente o mesmo.

No fundo, trata-se apenas de cumprir um ritual, para colocar por escrito em acta. As oportunidades de melhoria são uma obra de ficção inventada por algum funcionário administrativo torcido, mas com um grande senso de humor.

Na verdade, ninguém quer melhorar, as pessoas querem é que as deixem em paz a fazer o seu trabalho do mesmo modo, que mal ou bem, sempre fizeram. As pessoas estão-se completamente nas tintas para as propostas de oportunidades de melhoria lavradas em acta.

Vejamos um exemplo, um funcionário chega consistentemente quarenta minutos atrasado ao trabalho, a sua justificação para tal envolve frequentemente um rebanho de ovelhas na Segunda Circular, coisa que nunca ninguém conseguiu confirmar. Assim sendo, e por consequência, há aqui uma clara oportunidade de melhoria para este funcionário.

O chefe do dito funcionário refere em reunião tais atrasos, quer que isso fique em acta, como quer que fique também por escrito, que a oportunidade de melhoria existente deve ser aproveitada.

Porventura alguém acredita, que por ter ficado em acta, o funcionário vai passar a ser pontual? Se alguém acredita, é porque tem mesmo uma imensa fé em actas.

Ponhamos um outro exemplo. Numa qualquer instituição pública ou privada, há cerca de um ano, numa reunião, foi aprovado um projecto para aproveitar as oportunidades de melhoria existentes. Passado um ano, o projecto falhou redondamente e nenhuma das oportunidades de melhoria foi aproveitada.

Faz-se então uma nova reunião para se perceber o que correu mal, para que tal conste em acta. Provavelmente, o que vai ficar escrito será qualquer coisa inócua deste género: “O projecto exigia um período mais alargado de incubação conceptual e de maturação de ideias, e por isso falhou. Importa não desistir e continuar a trabalhar na consecução dos objectivos pretendidos.”

Abaixo, um detalhe de um mural do mexicano Diego Rivera em Detroit, onde se observam operários a esforçarem-se por aproveitar as suas oportunidades de melhoria.

O momento inicial de muitas reuniões, é a aprovação da acta da reunião anterior. A nosso ver, muitas de tais aprovações deveriam ter o seguinte intróito: “Aprovada a acta da reunião anterior, com a ressalva de que onde se lê reunião produtiva se deve ler tão-somente reunião.”

Ainda assim, a verdade é que há actas e actas, sendo que, as das reuniões de condomínio são potencialmente as mais interessantes. Não é só nas instituições públicas e privadas que existem oportunidades de melhoria, por vezes, também as administrações de condomínio as têm.

Vejamos um exemplo de um texto para uma acta dessas reuniões, em que a administração apresentou uma proposta de melhoria:

“Aos oito dias do mês de Novembro do ano de dois mil e vinte e seis, pelas vinte e uma horas, reuniu-se no vão de escada, a Assembleia Geral de Condóminos. Presidiu o Senhor Artur do terceiro direito, e secretariou a D. Lurdes do r/c esquerdo. Estiveram presentes os condóminos que constam da folha de presenças, num total de 75% da permilagem do prédio, o suficiente para existir quórum.

Para melhorar a comunicação, a administração propôs a criação de um grupo de WhatsApp para partilha de avisos urgentes (ex: rupturas de água ou avarias no elevador). A proposta foi chumbada por maioria absoluta após a intervenção da D. Cremilde do segundo esquerdo, que afirmou textualmente: Se o elevador avariar, eu grito pela janela como fiz nos últimos trinta anos. Não queremos cá WhatsApp para nada.

Ficou assim deliberado que se mantém o sistema tradicional de afixação de papéis escritos à mão no espelho do elevador.”

Abaixo uma imagem de uma obra do artista argentino Leandro Erlich.

Como já se terá percebido, nós não temos uma grande fé em actas, porém, reconhecemos que as actas são documentos capazes de transformar a realidade. A acta é o único documento no mundo capaz de transformar três horas de gritos, insultos e ameaças numa frase tão singela como: “O ponto dois da ordem de trabalhos foi debatido de forma viva pelos presentes.”

O segredo de uma boa acta está nos eufemismos. Imaginemos que numa reunião os representantes de dois departamentos diferentes se pegam de razões. Pelo meio há provocações, injúrias e ofensas de parte a parte. Dadas tais circunstâncias, em acta deve constar o seguinte: “Surgiram algumas divergências na abordagem estratégica entre departamentos.”

É certo que quando as reuniões se alongam no tempo, toda a gente começa a pensar que está na hora de ir almoçar ou jantar, isto conforme o período do dia em questão. Não raras vezes, é precisamente nesses momentos em que o estômago já está a dar horas, que aparece uma proposta para votação.

O mais comum em tais ocasiões, é que ninguém faça a mínima ideia do que está a votar e aprove seja lá o que for, para poder ir rapidamente almoçar ou jantar. Em boa verdade, todos têm consciência de que aprovaram uma coisa qualquer, todavia, o que deve constar em acta é o seguinte: “A proposta foi aprovada por unanimidade, após ponderada reflexão.”

Em conclusão, no fundo uma acta serve para provar que uma reunião existiu, mesmo que não tenha servido para nada. É um escudo protector: se não está em acta, nunca aconteceu. E se está em acta, provavelmente não aconteceu exactamente como está escrito, mas que importa isso, agora é oficial.